Inwentaryzacja

Inwentaryzacja – ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas wykonania spisu faktycznego (stan rzeczywisty), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:

1. zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
2. błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.

Cele inwentaryzacji

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:

• uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
• rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
• dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
• przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:

• przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
• wyceny wartości spisanych składników,
• uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
• porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
• ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
• postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
• wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.

Rodzaje inwentaryzacji

Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:

• spis z natury – dokonywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
• uzgadnianie sald z kontrahentami – obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności, zobowiązania.
• weryfikacja stanu ewidencyjnego – dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia.

Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.

Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.

Spis z natury powinien zostać poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Metody inwentaryzacji

Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:

• oprogramowanie do zarządzania majątkiem,
• drukarka etykiet,
• czytniki kodów kreskowych,
• kolektory danych,
• kod kreskowy,
• tagi RFID.

Etapy inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji najczęściej składa się z następujących etapów.

1. Etap przygotowawczy

Obejmuje szereg czynności proceduralnych, formalnych i organizacyjnych takich jak zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołanie komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, przygotowanie harmonogramu inwentaryzacji, dokumentacji inwentaryzacyjnej, odpowiednie oznakowanie majątku oraz przygotowanie sprzętu potrzebnego do przeprowadzenia spisu z natury. Z technicznego punktu widzenia bardzo ważnym elementem tego etapu jest unikalne oznakowanie wszystkich składników majątku, aby każdy z nich można było jednoznacznie zidentyfikować. Nie mniej istotne jest również dokładne przygotowanie dokumentacji, w tym druków ścisłego zarachowania (arkuszy spisowych).

2. Przeprowadzenie spisu z natury

Spis z natury, często określany również mianem remanentu, stanowi techniczny aspekt inwentaryzacji i polega na dokładnym zaewidencjonowaniu wszystkich składników majątku. W efekcie otrzymuje się pełny obraz stanu faktycznego, który następnie jest porównywany ze stanem księgowym.

Spis z natury można przeprowadzać ręcznie, z wykorzystaniem papierowych arkuszy, lub komputerowo. Drugi sposób jest dziś powszechnie stosowanym rozwiązaniem, ponieważ znacznie skraca czas wykonywania poszczególnych czynności.

Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie spisu są wyposażone w czytniki kodów kreskowych lub częściej - w kolektory danych. Skanując oznaczenia na poszczególnych składnikach majątku system komputerowy zapamiętuje dane i po zakończeniu wszystkich czynności automatycznie generuje pełny arkusz spisu z natury.

W praktyce stosowane są dwie metody znakowania i spisywania stanu majątku:

• za pomocą etykiet z kodami kreskowymi,
• za pomocą znaczników RFID.

Druga metoda jest znacznie wygodniejsza, ponieważ osoba przeprowadzająca spis nie musi celować skanerem w każdy kod pojedynczo, na każdym asortymencie. Kolektor danych automatycznie odczytuje zapisane w znacznikach RFID dane, tuż po ich wykryciu w pobliżu urządzenia (zasięg odczytu to zwykle kilka metrów).

3. Porównanie spisów ze stanami odnotowanymi w ewidencji księgowej

Po przeprowadzeniu spisu z natury następuje porównanie stanu faktycznego ze stanem w ewidencjach księgowych oraz ustalenie różnic inwentarzowych. Komisja inwentaryzacyjna analizuje wszystkie niedobory i nadwyżki, a także określa przyczyny ich powstania. Różnice mogą wynikać z naturalnego zużycia majątku, sprzedaży, zakupów nowych składników, ale także strat, czy uszkodzeń.

4. Aktualizacja informacji w ewidencjach księgowych

Po określeniu różnic inwentarzowych i wskazaniu ich przyczyn należy zaktualizować stan majątku w ewidencji księgowej. Zaewidencjonowany stan musi odpowiadać stanowi faktycznemu na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji. Na tym etapie określa się również wartość posiadanego majątku i dokonuje wyceny jego poszczególnych składników. Istotnym aspektem jest także rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz podjęcie decyzji dotyczących zidentyfikowanych nadwyżek i niedoborów.

5. Zakończenie inwentaryzacji

Ostatnim etapem inwentaryzacji jest formalne zakończenie, sporządzenie sprawozdania i zarchiwizowanie dokumentacji. Zebrane informacje powinny być wykorzystane w praktyce w celu doskonalenia zarządzania majątkiem oraz kolejnych procesów inwentaryzacyjnych.

Zakres inwentaryzacji

Inwentaryzacja dotyczy w dużej mierze towarów handlowych, ale nie tylko. Ponieważ mogą to być również niegotowe towary, a więc np. materiały, które służą do wyrobu danego towaru lub gotowe wyroby czy półwyroby.

W przepisach prawa (§ 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) wypisane są te rzeczy, które mogą być ujęte w remanencie. Między innymi są to:

• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe,
• braki i odpady.

Dla wyjaśnienia ww. elementów, poniżej znajduje się ich szerszy opis (wyjaśnienie):

• Towary handlowe – to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym
• Materiały podstawowe – to materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu
• Materiały pomocnicze – to materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
• Wyroby gotowe – to wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony
• Braki – to m.in. towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
• Odpady – to materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Biblioteki, archiwa i muzea oraz inne jednostki sektora kultury, są zobowiązane do prowadzenia Inwentaryzacji swoich zbiorów, zgodnie z odnośnymi przepisami.

Zawartość inwentaryzacji – dane

Obowiązkowe elementy danych, jakie muszą znaleźć się w dokumencie spisu z natury (inwentaryzacja) to:

• imię i nazwisko przedsiębiorcy (nazwę firmy),
• datę sporządzenia,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników majątku,
• jednostkę miary,
• ilość materiałów i towarów wyliczoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury,
• w razie wyksięgowania kosztu z KPiR w związku z jego nieopłaceniem w ustawowo przewidzianym terminie – wartość pomniejszenia, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”.
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).