Faktura (dokument)

Faktura – dokument sprzedaży potwierdzający zaistniałą transakcję pośredniczących ze sobą stron. Faktura może być wystawiana w formie elektronicznej (e-faktura), jak i papierowej. Wystawienie i przekazanie faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Faktura w 1925 roku

Faktury w Polsce

Faktura VAT – szczególny rodzaj rachunku wystawiany przez podatników podatku VAT, podlegający osobnym przepisom. Faktura VAT nie musi posiadać określenia rodzaju faktury: „faktura VAT”, wystarczy samo określenie „faktura”.

Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Przy czym nie obowiązuje już rozróżnienie na „oryginał” i „kopię” faktury.

Faktura musi posiadać niezbędne elementy danych, aby mogła być uznana za fakturę. Obowiązek umieszczenia na fakturze szczegółowych danych jest wymagany przez Ustawę o podatku od towarów i usług, co oznacza, że niespełnienie tego wymogu wiąże się z konsekwencją prawną.

Faktura musi posiadać szczegółowe dane o transakcji:

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
• strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca,
• specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, liczba, cena, wartość,
• dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
• podsumowanie łącznej należności,
• informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,
• informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne,
• podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi).

Obowiązkowe elementy na fakturze

Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Data wystawienia i data sprzedaży

W obecnie obowiązujących przepisach prawa opatrzenie faktury datami wygląda następująco:

• „Data wystawienia” – pozostaje bez zmian, jest nadal umieszczana na druku dokumentu faktury,
• „Data sprzedaży” jest zastąpiona przez „datę dokonania/zakończenia dostawy towarów” – zamiast daty sprzedaży obecnie podaje się „datę dokonania dostawy towarów lub zakończenia dostawy towarów”. Przy czym nie ulega wątpliwości, że data sprzedaży stanowi w istocie datę wykonania danej czynności, czyli datę dostawy towaru lub też datę wykonania usługi. Informacja ta nie jest bezwzględnie wymagana – umieszcza się ją tylko na fakturze w przypadku, gdy ta data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Obowiązkowe oznaczenia na fakturze

Oprócz obowiązkowych elementów danych na fakturze muszą znaleźć się także oznaczenia typowe dla określonego rodzaju statusu podatnika. Oznaczenia powinny być dodane w formie adnotacji i są to między innymi:

• Dodatkowa informacja o podstawie prawnej – dodają ją tylko podatnicy zwolnieni z VAT. Na fakturze zwolnionej z VAT powinna znaleźć się podstawa prawna uprawniająca do zwolnienia. Takiej adnotacji nie muszą podawać zwolnieni ze względu na nieprzekraczanie limitu obrotu w wysokości 200 000 zł.
• Oznaczenie „faktura VAT RR” – adnotacja powinna być dodana przez nabywców towarów od rolników ryczałtowych.
• Adnotacja „odwrotne obciążenie” – odnosi się do dostaw towarów lub usług, gdzie obowiązek rozliczenia podatku VAT leży po stronie nabywcy, zapis ten stosuje się w odniesieniu do towarów wymienionych w załączniku 11 do ustawy o VAT.

• Adnotacja „metoda kasowa” – skierowana do małych podatników, którzy wybrali metodę kasową i zadeklarowali swój wybór na druku VAT-R w urzędzie skarbowym.
• Adnotacja „samofakturowanie” – dodawana jest na fakturze sprzedaży (lub otrzymanej dokumencie potwierdzającym otrzymanie zaliczki) przez nabywcę towarów lub usług w przypadku, gdy faktury wystawiane są w imieniu sprzedawcy.
• Adnotacja „procedura marży dla biur podróży” – powinna być dodana przy sprzedaży, w której podstawą jest procedura VAT marży, np. przy świadczeniu usług turystyki (w tym wypadku podstawą opodatkowania jest marża).
• Adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” – obowiązkowa przy sprzedaży na kwotę powyżej 15 000 zł brutto, zapis powinien być stosowany dla towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT
• Nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres – odnosi się do faktur dokumentujących dostawę towarów w trybie egzekucji, gdy faktury wystawiane są w imieniu dłużnika.
• Nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku – dodawana jest na fakturach wystawianych w imieniu podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego.
• Przebieg pojazdu lub liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu i datę dopuszczenia go do użytku – dotyczy faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu.
• Informacje o jednostce działającej w imieniu gminy jako odbiorca towarów lub usług – obowiązuje dla faktur dokumentujących wydatki urzędów obsługujących gminę, gdzie w pozycji nabywca widnieją dane gminy.

Nieobowiązkowe określenia na fakturze

Wprowadzone zmiany w VAT zniosły obowiązki dotyczące umieszczania niektórych określeń na fakturach. Używanie starych określeń nie jest błędne, ale nie jest też wymagane przez przepisy prawa. Zmiany w ustawie o VAT przyniosły znaczne ułatwienia dla przedsiębiorców w wystawianiu faktur, z których mogą swobodnie korzystać. Między innymi:

• Wyrażenie „faktura VAT” – wcześniej było obowiązkowe na fakturze, obecnie nie jest ono wymagane. Jeżeli faktura będzie posiadała wyżej wymienione elementy, będzie uznana za prawidłową.
• Oznaczenie „kopia” i „oryginał” – wcześniej były obowiązkowe, obecnie te oznaczenia nie są wymagane na fakturze.
• Pieczątki firmowe i podpisy – wcześniej były obowiązkowe, obecnie nie ma potrzeby umieszczania podpisów i pieczątek na dole faktury.
• Wartość faktury wyrażona słownie – umieszczana zwyczajowo, jednak nie jest wymagana przepisami.
• Element obowiązkowych danych na fakturze „data sprzedaży” został zastąpiony przez „datę dokonania/zakończenia dostawy towarów”.
• Numer rejestracyjny pojazdu – wcześniej numer rejestracyjny pojazdu był obowiązkowy, obecnie nie jest wymagany.

Anulowanie faktury

Faktura może zostać anulowana poprzez przekreślenie jej treści na obu egzemplarzach oraz dodanie do niej adnotacji o jej anulowaniu, zawierającej datę i podpis. Można to zrobić jedynie w przypadku, gdy faktura dotyczy transakcji niedokonanej i nie została jeszcze dostarczona do kontrahenta oraz nie została wprowadzona do obrotu prawnego. W każdym innym przypadku anulowanie faktury jest niemożliwe i jedynym rozwiązaniem prawnego umocowania zmian w kontrakcie lub transakcji, jest wystawienie korekty do faktury.

Faktura elektroniczna

Faktura elektroniczna (e-faktura) jest dokumentem zrównanym z fakturą papierową. Do końca 2013 r. obowiązywało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528). Od 2014 przepisy o fakturze elektronicznej zawiera ustawa o VAT.

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej.

Akceptacja fakturowania elektronicznego

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Akceptacja nie musi być zawarta w dokumentacji firmy, nie trzeba też o niej informować urzędu skarbowego. Opłacenie pierwszej e-faktury przez kontrahenta uznawane jest za wyrażenie zgody na elektroniczną wersję faktur. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do ich wystawiania. Podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych (w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury) od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktura pro forma

Faktura pro forma – dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym.

Podstawa prawna

Obowiązek dokumentacji operacji gospodarczych przy pomocy faktur definiuje ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570), która popularnie zwana jest ustawą o VAT.

Zasady wystawiania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979). Wcześniej zasady te regulowało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485). Jeszcze wcześniej zasady te zawierały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360). Jeszcze wcześniej obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337), które zastąpiło poprzednie, z dnia 25 maja 2005 (Dz.U. z 2005 r. nr 95, poz. 798). Rozporządzenie z 2005 r. było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 97, poz. 971).

Duplikat faktury

Jest to dokument wystawiany na podstawie faktury pierwotnej, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia dokumentu pierwotnego.

Duplikat faktury wystawiany jest na podstawie drugiego egzemplarza przekazanego do nabywcy lub za pośrednictwem programu online do wystawiania faktur. W przypadku rejestrowania faktur w programie online do wystawiania faktur istnieje możliwość pobrania duplikatu wystawionej faktury.

Podmioty wystawiające

Duplikat faktury wystawiany jest przez następujące podmioty:

1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;

3) podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Elementy danych

Według ustawy o podatku od towarów i usług duplikat faktury obowiązkowo zawiera:

„Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz «DUPLIKAT» oraz datę jej wystawienia.”

Zobacz też

• e-faktura
• Faktura zaliczkowa
• Faktura uproszczona

Przypisy

Zapoznaj się z zastrzeżeniami dotyczącymi pojęć prawnych w Wikipedii.